神クレーム対応をする販売員は顧客様が増える|対処方法のコツは、共感と謝罪

お店の環境や業務に慣れてきたところで避けて通れない出来事が。

そう、

クレームです。

クレームが突然入ると、慌ててしまいますよね。

初めて受けるクレーム、どう対応するのがいいかわからず、先輩に助けを呼ぶのが確実。。。

けど早く自分で対応できるようになりたいものです。

[chat face=”SIBml8xg_400x400.jpg” name=”ももな” align=”left” border=”red” bg=”none” style=”maru”]販売歴が長いわたしも、クレーム対応は神経を使う。けどクレームが来たらラッキーなんだよ[/word_balloon]

クレームが来たら、なんでラッキー???

面倒だし体力使うだけじゃん、、、と思うかもしれませんが、

クレーム対応の良し悪しで

今後その方が顧客様になる

か、もう二度と来ないかの明暗が分かれるからです。

クレーム対応の基本的なステップを見ていきましょう◎

CONTENTS

クレームの基本的な対処方法

面接まとめ

謝罪と共感!クレーム初期対応はお客様の沸点を下げよう

やはり、クレーム対応は最初の対応が最も重要です!

お客様の話を最後まで聴く。相手を受け入れ、真剣な表情で耳を傾けましょう。

そして、相手の不満・不快に思っていることに共感をします。

事務的にならないよう、相づちを使い最後まで話を聞くことが重要。

初期の時点でクレーム内容を十分理解

し、お客様の欲求も把握します。

お客様のクレーム内容に共感し、まず謝る!

相手の話を一通り聞き終えたら、まず謝罪を。

[chat face=”SIBml8xg_400x400.jpg” name=”販売員” align=”left” border=”red” bg=”none” style=”maru”]大変申し訳ございませんでした。お客様のおっしゃる通りでございます。[/word_balloon]の一言を!

お客様のクレーム内容が理不尽だったり、こちらに非がないように感じてもまずは謝罪。

さらに、お客様に共感する言葉も添えると◎

事務的で、お客様は本当に自分の感情が伝わったか疑問

に感じる為、ただ「申し訳ございません」を繰り返すのは逆効果です。

お客様の要望について伺い、迅速に対応する

謝罪をし、問題解決の対処案を提示し、迅速に対応をする姿勢を見せましょう!

待ち時間のクレームなら、「あと〇〇分ほどでご案内いたします。」と具体的に。

もしも

販売員に非がない場合(勘違いなど)も、相手の意見を受け入れることが大事。

[chat face=”SIBml8xg_400x400.jpg” name=”販売員” align=”left” border=”red” bg=”none” style=”maru”]そのようなことがございましたか、それは驚かれたことでしょう[/word_balloon]

[chat face=”SIBml8xg_400x400.jpg” name=”販売員” align=”left” border=”red” bg=”none” style=”maru”]大変失礼いたしました。ただ、〇〇のようなのですが、ご確認いただけませんでしょうか[/word_balloon]

と、相手に共感したあとに、勘違いに気づいてもらえるよう、こちら側の説明に入りましょう。

相手の勘違いでも、

[chat face=”SIBml8xg_400x400.jpg” name=”販売員” align=”left” border=”red” bg=”none” style=”maru”]こちらが誤解を招きやすい表現をしてしまい、申し訳ございませんでした。[/word_balloon]

あくまでこちらに非があったことを主張

すると、クレームの怒りを鎮めることができます。

クレーム問題が解決したら、再度謝罪と感謝のことばを

お客様にご納得いただけたら、感謝の気持ちと再発防止に努める旨を伝えましょう。

この度は貴重なご意見ありがとうございました。
今後、このようなことのないよう十分注意します。

お客様のご意見を受け入れたということを、言葉で示すのが重要。

やってはいけないクレーム対応

販売員が感情的にならない

やってはいけない

クレーム対応で気をつけることは、

感情的にならない。

こちらがヒートアップしてしまうと事がさらに大きくなります!!またクレームの元となったスタッフではない、第三者のスタッフが対応する場合も、

「担当していないのでわかりません」という態度をとってはだめですよ!

自分が元凶じゃないからといってクレームを軽視したり、知らないからと曖昧な対応をとると、さらにお客様の怒りを買ってしまいます。

わたし自身、入社したてのころ先輩に対してのクレームを、

[chat face=”SIBml8xg_400x400.jpg” name=”ももな(新人)” align=”left” border=”red” bg=”none” style=”maru”]それ私じゃないのでわからないです。。。[/word_balloon]

と答えてしまい、痛い目みた経験があります。

また、お客様の勘違いだったとわかった途端、

[chat face=”SIBml8xg_400x400.jpg” name=”ももな(新人)” align=”left” border=”red” bg=”none” style=”maru”]それは違いますよ、〇〇〇〇で合っています[/word_balloon]

と、お客様を否定する表現をしてしまい、これまた痛い目みたなぁ。。。

お客様に寄り添う姿勢を見せるのが重要です。

クレーム対応での禁句フレーズ

冷静になってクレーム対応していても、はずみで出てしまった言葉でお怒りになられる場合も。

否定しない

違います、そんなことはないです、〇〇なので…、〇〇と言われましても、

言葉遣い

え?、たぶん、ちょっと、それじゃぁ、

疑わない

(担当者)はこう言っているのですが…

ちょっとした言い回しで相手を感情的にさせてしまうことに…

また、当事者でないからと言って人任せにすると、お客様をたらい回しにする結果となりクレームが大きくなる原因に。

元々の担当ではなかったとしても誠意を持って謝罪、問題解決に努めましょう。

カスタマーハラスメント(カスハラ)対策

どんなに正しいクレーム対応を行っていても、

クレームをつけてくる人の中には販売員に対して執拗に罵ったり、危害を加えてくる場合もあります。

販売員とお客様は対等な立場であり、行き過ぎたクレーマーは

暴行罪・脅迫罪

に当たる場合も。

もしも過剰なクレームを受けたら警備を呼ぶなり助けを求めるべきです!

スタッフの神対応でクレーマーが顧客様になった

基本のクレーム対応ルール「困った」を改善

クレームを入れるお客様だって、ただストレス発散だとか、暇でやっているわけではありません。(中には、そういう目的の人もいるかもしれませんが、、、)

「困った」を改善して欲しくて「要望」を仰っているんです。

その「要望」を聞き入れてくれれば、クレームを入れたお客様は満足します。

  • このお店のスタッフさんは、要望を聞き入れてくれた
  • わかってくれた、共感してくれた

というポジティブな印象となり、再来店してくれます◎

そもそも、頻繁にクレームを入れるタイプの人は他人に厳しいですからね。

誠実な対応をし、認めてもらえらば顧客さんと成長します。

クレームきっかけに良い口コミが広がる

逆に、感情論となりクレームが肥大してしまったら、二度とショップに足を運んでくれません。

クレームが悪い噂話になり、一人のお客様からどんどん口コミが広がっていきます。

もし、販売員が的確な対応でクレーム解決したら。気持ちよく問題解決したら。

そのお客様はお友達や知人にそのことを話してくれます。

なんなら、クレームを入れる前に。

[chat face=”woman1″ name=”お客さま” align=”left” border=”gray” bg=”none”]聞いてよ!こないだあの店でこんなひどいことがあって!![/word_balloon]

[chat face=”woman2″ name=”おともだち” align=”right” border=”green” bg=”green”]え〜ひどい。ちゃんとお店に言った方がいいって!![/word_balloon]

この後、来店しショップスタッフの対応によって次の会話が生まれるんです。

[chat face=”woman2″ name=”おともだち” align=”right” border=”green” bg=”green”]そういえばこないだのお店のあれ、どうだった?[/word_balloon]

[chat face=”woman1″ name=”お客さま” align=”left” border=”gray” bg=”none”]それがさ!全然よかったの!こっちが申し訳なくなっちゃうくらい対応がよくて^^[/word_balloon]

[chat face=”woman2″ name=”おともだち” align=”right” border=”green” bg=”green”]そうなんだ〜!よかった。わたしも行ってみようかな。[/word_balloon]

[chat face=”woman1″ name=”お客さま” align=”left” border=”gray” bg=”none”]うん!店員さんの態度よくて服も可愛いから一緒に行こう![/word_balloon]

と、良い口コミが広がり

お客様を呼んでくれる存在

になりますよ◎

これが悪い対応だったらどうでしょう。こんなお客さまを呼んでくれることはまずありません。むしろ、この時のお客さまも二度と来てくれることはありません。

実はわたしの顧客様もクレーム対応から始まり、常連になった方は多いです。

よくしてくれる販売員なら安心し、信頼もアップしますからね。

ほんと、ピンチはチャンスです!!

・まずは謝り、お客様の話をさいごまで聞く

・相手の状況を判断

・相手の要望を聞き入れ、迅速な対応

・ヒートアップしない!冷静に。

・人任せにせず、解決の道を探る

でも、できればクレームは避けたいですよね。。。

大ごとになることなく解決するには、やはりどれだけ冷静になれるかがも重要ですね。

https://momonanblog.com/kokyaku/

 

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